📋 O que você vai aprender neste artigo
- O que é retenção de impostos na nota fiscal?
- Quais impostos podem ser retidos na nota de serviço?
- Empresa do Simples Nacional sofre retenção?
- Como fica a conta na prática? (exemplo em reais)
- Como lançar a retenção no financeiro sem errar o resultado?
- Como considerar a retenção na hora de precificar?
- O que muda para quem contrata o serviço (tomador)?
- Como a retenção afeta o fluxo de caixa e a projeção de recebimentos?
- Quais erros mais comuns com retenção de impostos?
- Fontes e referências
- Perguntas frequentes
A retenção de impostos na nota fiscal de serviço acontece quando o cliente, em vez de pagar o valor cheio, desconta parte do valor como imposto e recolhe ao governo no seu lugar. Os casos mais comuns são o ISS (municipal), o IRRF de 1,5% e as contribuições federais PIS, COFINS e CSLL (4,65% somados). Empresas do Simples Nacional, em geral, não sofrem retenção dos tributos federais, mas o ISS ainda pode ser retido.
O que é retenção de impostos na nota fiscal?
Retenção é o mecanismo em que quem paga o serviço (o tomador) fica responsável por recolher parte do imposto de quem presta o serviço. O prestador recebe o valor da nota menos as retenções, e o valor retido vira um crédito ou uma antecipação do imposto que ele deveria pagar.
Para o fluxo de caixa, isso significa uma diferença: você fatura R$ 10.000, mas recebe menos. Quem não considera a retenção ao precificar ou ao projetar o caixa descobre a diferença depois, quando o dinheiro cai.
Quais impostos podem ser retidos na nota de serviço?
| Tributo | Alíquota de retenção | Quem recebe | Observação |
|---|---|---|---|
| ISS | Varia por município, de 2% a 5% | Prefeitura | Retido em certos serviços ou conforme a lei municipal |
| IRRF | 1,5% (em diversos serviços) | Receita Federal | Há valor mínimo de dispensa de recolhimento |
| PIS | 0,65% | Receita Federal | Parte da retenção conjunta |
| COFINS | 3% | Receita Federal | Parte da retenção conjunta |
| CSLL | 1% | Receita Federal | Parte da retenção conjunta |
| INSS | 11% em alguns serviços | Previdência | Cessão de mão de obra e empreitada, com regras próprias |
O PIS, a COFINS e a CSLL, retidos juntos, somam 4,65% (0,65% + 3% + 1%). Há limites e dispensas por valor e por tipo de serviço, e as regras variam com o município e com a atividade. Por isso, confirme o seu caso com o contador.
Empresa do Simples Nacional sofre retenção?
Em regra, não, para os tributos federais. As empresas optantes pelo Simples Nacional já pagam IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e a contribuição previdenciária patronal dentro do DAS. Por isso, para evitar a retenção de IRRF, PIS, COFINS e CSLL, o prestador entrega ao tomador a declaração de optante pelo Simples Nacional e inclui a informação na nota.
O ISS é diferente: mesmo no Simples, o tomador pode precisar reter o imposto quando a lei do município assim exigir para aquele tipo de serviço. Nesse caso, o ISS retido não deve ser pago de novo no DAS, e o valor da nota precisa ser informado corretamente na apuração. Veja como funciona o cálculo em Simples Nacional: como calcular o DAS certo.
O MEI, em geral, também não sofre retenção federal. Para o MEI que emite nota, veja quando é obrigatório emitir.
Como fica a conta na prática? (exemplo em reais)
💡 Exemplo prático
Uma empresa de consultoria do Lucro Presumido emite uma nota de R$ 10.000 para um cliente que faz as retenções. O ISS do município é 3%.
- ISS (3%): R$ 300,00
- IRRF (1,5%): R$ 150,00
- PIS + COFINS + CSLL (4,65%): R$ 465,00
Total retido: R$ 915,00. Valor que cai na conta: R$ 9.085,00.
Os R$ 915 não foram perdidos: foram impostos pagos antecipadamente pelo cliente. O prestador usa o comprovante de retenção para abater esses valores na apuração. O que importa para o caixa é registrar a receita pelo valor bruto e as retenções como impostos já pagos. Para o cálculo desses impostos no Lucro Presumido, veja IRPJ no Lucro Presumido.
Como lançar a retenção no financeiro sem errar o resultado?
- Registre a receita pelo valor bruto da nota (R$ 10.000), na data de competência.
- Lance cada retenção separadamente como imposto retido (ISS, IRRF, PCC), para saber quanto já foi pago adiantado.
- Registre o recebimento líquido (R$ 9.085) na data em que o dinheiro entrou.
- Guarde os comprovantes de retenção e o informe de rendimentos do cliente. Eles serão necessários na apuração e na declaração.
- Concilie o extrato com a nota, para que a diferença entre bruto e líquido seja explicada.
Esse método mantém o DRE correto e evita a impressão de que o cliente "pagou a menos". Se você usa regime de competência, veja também regime de caixa e competência.
Como considerar a retenção na hora de precificar?
Se o seu cliente costuma reter, o valor que chega ao caixa será menor que o da nota, e o preço precisa considerar o valor líquido que você precisa receber. Se você precisa de R$ 9.000 líquidos e as retenções somam 9,15%, a nota deve ser de R$ 9.000 ÷ (1 − 0,0915) = R$ 9.907, aproximadamente.
Lembre que parte do que foi retido será compensada na apuração, mas o fluxo de caixa sente a diferença no mês. Para organizar custos e preço juntos, leia hora técnica: como calcular o valor da sua hora.
O que muda para quem contrata o serviço (tomador)?
Quem paga a nota também tem obrigações. Se a empresa é responsável pela retenção, ela deve:
- Verificar o regime do prestador e a declaração de optante do Simples, quando houver.
- Calcular e reter os tributos aplicáveis ao serviço e ao valor.
- Recolher os valores retidos nos prazos de cada tributo, com os códigos corretos.
- Fornecer o comprovante de retenção ao prestador, que precisa dele para a compensação.
- Escriturar corretamente as retenções na contabilidade.
Reter errado, ou deixar de reter quando devido, gera multas e juros para o tomador. Por isso, empresas com várias notas de serviço costumam usar rotinas automatizadas ou apoio do contador. Veja a rotina de fechamento em fechamento mensal: como preparar para o contador.
Como a retenção afeta o fluxo de caixa e a projeção de recebimentos?
A retenção reduz o valor que entra, e o prestador precisa projetar o caixa pelo valor líquido esperado, e não pelo bruto. Um jeito simples:
- Cadastre cada cliente com o percentual médio de retenção que costuma aplicar (0% para quem não retém).
- Na previsão de caixa, use valor da nota × (1 − retenção do cliente).
- Acompanhe a diferença entre o previsto e o recebido para identificar clientes que passaram a reter mais.
💡 Exemplo prático
Uma empresa de manutenção tem três clientes que somam R$ 30.000 em notas por mês. O cliente A (R$ 10.000) retém 9,15%; o cliente B (R$ 12.000) não retém (opta pelo Simples e entrega a declaração); o cliente C (R$ 8.000) retém só o ISS de 3%. Entradas esperadas: 9.085 + 12.000 + 7.760 = R$ 28.845, e não R$ 30.000. A diferença de R$ 1.155 é o que a projeção precisa considerar.
Veja como projetar bem as entradas em previsão de caixa.
Quais erros mais comuns com retenção de impostos?
- Esquecer de entregar a declaração de optante do Simples e sofrer retenção indevida.
- Pagar o ISS no DAS e também deixar o cliente reter, pagando duas vezes.
- Registrar a receita pelo valor líquido, subestimando o faturamento.
- Não guardar os comprovantes de retenção.
- Não revisar as regras do município, que mudam com frequência.
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Fontes e referências
Conteúdo revisado em 3 de outubro de 2026. Regras, alíquotas e prazos podem mudar, por isso confirme sempre nas fontes oficiais abaixo antes de decidir.
- Receita Federal: retenções na fonte
- Lei Complementar 116/2003 (ISS)
- Lei Complementar 123/2006 (Simples Nacional)
- Portal Nacional da NFS-e
Perguntas frequentes
O que é retenção de impostos na nota fiscal de serviço?
É quando o cliente desconta parte do valor da nota como imposto e recolhe ao governo no lugar do prestador. O prestador recebe o valor líquido.
Quais impostos são retidos na nota de serviço?
Os mais comuns são o ISS (municipal), o IRRF de 1,5% e o PIS, a COFINS e a CSLL, que somam 4,65%. Em certos serviços também há retenção de INSS.
Empresa do Simples Nacional sofre retenção?
Em regra, não sofre a retenção dos tributos federais se entregar a declaração de optante ao tomador. O ISS ainda pode ser retido conforme a lei do município.
O MEI sofre retenção de impostos?
Em geral não, porque o MEI paga um valor fixo no DAS. Confirme as regras do seu município para o ISS.
O valor retido é perdido?
Não. O valor retido é um imposto que o cliente pagou antecipadamente em seu nome e que é considerado na apuração do prestador, com os comprovantes.
Como lançar a retenção no financeiro?
Registre a receita pelo valor bruto, lance cada retenção como imposto já pago e registre o recebimento pelo valor líquido. Assim o DRE e o caixa ficam corretos.
Conclusão
A retenção na fonte faz parte da rotina de quem presta serviço para outras empresas, e é um dos motivos mais comuns pelos quais o valor que cai na conta é menor que o da nota. Saber quais impostos são retidos, quando o Simples está dispensado e como lançar cada coisa evita surpresas no caixa e erros na apuração. Registre sempre o bruto, o retido e o líquido, e guarde os comprovantes.
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